Data Flow Diagram (DFD)

Apa Itu Data Flow Diagram (DFD)?

            Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

            DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

            DFD dalam bahasa Indonesia sering disebut sebagai Diagram Arus Data (DAD). Diagram ini dipopulerkan oleh Ed Yourdon dan Larry Constantine pada akhir 1970-an dalam bukunya yang berjudul “Structured Design”

            Biasanya DFD ini digunakan untuk menjelaskan atau menganilisis sebuah sistem informasi. Banyak sekali proses dalam suatu sistem yang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Oleh karena itu, dapat disederhanakan dengan menggunakan DFD yang disusun secara visual.

            DFD dapat dibuat sangat sederhana menggunakan tangan. Namun, ada juga beberapa software khusus yang dapat digunakan dalam pembuatan DFD seperti EasyCase, Power Designer 6, dan Unified Manual Language (UML).

            DFD memperlihatkan gambaran tentang masukan- proses-keluaran dari suatu sistem, yaitu objek-objek data yang mengalir ke dalam perangkat lunak, kemudian ditransformasi oleh elemen-elemen pemrosesan , dan obyek-obyek data hasilnya akan mengalir keluar dari sistem/perangkat lunak. Obyek-obyek data dalam penggambaran DFD biasanya direpresentasikan menggunakan tanda panah berlabel, dan transformasi-transformasi biasanya direpresentasikan menggunakan lingkaran-lingkaran yang sering disebut sebagai gelembung-gelembung (S. Pressman, 2012).

Fungsi DFD

Pada umumnya, ada 3 fungsi utama DFD, yaitu :

1. Penggambaran Sistem

DFD dapat digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan yang fungsional. Dalam jaringan tersebut ada berbagai komponen yang dihubungkan satu sama lain menggunakan alur data. Dengan begitu, setiap alur dalam sebuah sistem dapat dipahami dengan jelas dan simpel.

2. Pembuatan Model

Dengan DFD, kita dapat membuat sebuah model yang baru. Kita dapat menekankan fungsi-fungsi sistem untuk melihat bagian yang lebih detail dari DFD tersebut dan memfokuskan beberapa bagian yang penting sebagai acuan untuk pembuatan model baru.

3. Penyampaian Rancangan Sistem

DFD dapat digunakan sebagai penyampaian rancangan sistem kepada pihak lain. DFD menggambarkan alur data secara lebih simple melalui pendekatan visual. Oleh karena itu, dengan menggambarkan rancangan sistem menggunakan DFD, pihak programmer, pembuat sistem, klien, atau siapapun yang berkepentingan akan dengan mudah memahami rancangan yang dibuat.

 

Syarat – Syarat Pembuatan DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD.

2. Pemberian nomor pada komponen proses.

3. Menggambarkan DFD sesering mungkin agar enak dilihat.

4. Menghindari penggambaran DFD yang rumit.

5. Memastikan DFD yang dibentuk itu konsisten secara logika

Konsep Dasar Sistem

 

Definisi Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara

sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,

komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama

lain, dan terpadu.

Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

 

Berikut adalah contoh sistem dalam kehidupan sehari-hari:

1. Keluarga

Sebuah keluarga merupakan salah satu contoh sistem yang biasa kita jumpai dalam kehidupan sehari hari. Sebagai salah satu contoh dalam sebuah keluarga kecil terdapat anggota anggota keluarga seperti Ayah selaku kepala keluarga, ada ibu, kakak, adik dan sebagainya.  seluruh anggota keluarga itu selalu melakukan berbagai macam kegiatan setiap hari. Ada sebuah ketergantungan disana, yaitu antar anggota keluarga selalu membutuhkan satu dengan yang lainnya, sehingga membentuk sebuah sistem sosial.

2. Sekolah

Sekolah merupakan  lembaga pendidikan yang direncanakan untuk mencapai suatu tujuan untuk mencerdasakan kehidupan bangsa dan negara.

Dalam sebuah sekolah tentunya terdiri dari komponen komponen yang sangat penting seperti kepala sekolah, guru, murid, dan staff pengurus sekolah yang membentuk suatu kesatuan dalam masyarakat. Hal ini tentu sesuai dengan definisi sistem pada umumnya. Komponen komponen yang ada dalam sebuah sekolah saling berkaitan dan membutuhkan satu sama lain untuk mencapai tujuan utamanya.

3. Arisan

Dalam sebuah lingkungan masyarakat kerap kita jumpai sebuah perkumpulan yang terdiri dari ibu-ibu sebagai anggotanya. Mereka saling interaksi satu sama lain dan membentuk suatu sistem sosial yang memiliki tujuan tertentu dalam perkumpulannya. Jika tidak ada anggota, maka kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.

4. Tubuh Manusia

Tubuh manusia juga merupakan sebuah sistem bahkan terbagi lagi menjadi beberapa sistem. Seperti sistem pernafasan, sistem pencernaan, sistem gerak atas, sistem gerak bawah,  dan masih banyak lagi. Mereka terdiri dari berbagai komponen organ tubuh yang sangat vital. Artinya antar bagian menjadi sangat penting satu sama lain. Misalnya seperti jantung yang merupakan komponen utama dalam tubuh yang memompa aliran darah ke seluruh tubuh, jantung tentunya dibantu syaraf tertentu sebagai alat penghantar darah supaya sampai ke setiap anggota tubuh, tanpa adanya syaraf, jantung tidak dapat menyuplai darah ke organ tubuh manusia. Tentunya komponen komponen dalam tubuh ini membentuk suatu sistem yang memiliki fungsi fungsi tertentu agar dapat berjalan mencapai tujuan utamanya. Jika salah satu komponen tersebut rusak, maka tubuh manusia tidak dapat berjalan dengan baik.

Apakah informasi dapat disebut sebagai sebuah sistem?

 

Menurut pendapat saya selaku penulis, Ya, Informasi adalah sebuah sistem. Pasalnya Informasi terdiri dari data data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti dan bermanfaat bagi penggunanya. Informasi yang berbentuk sistem ini dapat disebut sebagai sistem Informasi.

Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi

Dalam pengertian lain Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah kombinasi yang membentuk sistem guna mendapatkan sebuah informasi yang dibutuhkan. Disebut sebagai sebuah sistem, komposisi ini juga memerlukan komponen-komponen yang dibutuhkan untuk mendukung kombinasi kerja itu.

Komponen-komponen itu bekerja dengan saling berinteraksi untuk membentuk sebuah kesatuan sistem, yang mana nantinya bisa menghasilkan informasi yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.

Elemen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang dimaksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a)      Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b)      Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c)      Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

 

Komponen Sistem Informasi

            Sistem Informasi terdiri dari komponen komponen yang disebut building blok, semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen komponen tersebut diantaranya :

1. Komponen input

            Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen­ dokumen dasar.

2. Komponen model

            Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi  data  input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

            Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

            Teknologi  merupakan  “tool  box”  dalam  sistem  informasi,  Teknologi  digunakan  untuk menerima input,  menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

            Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software

            Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

            Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu  disimpan  dalam  basis  data  untuk  keperluan penyediaan  informasi  lebih  lanjut.  Data  di   dalam  basis  data  perlu  diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik  juga  berguna  untuk  efisiensi  kapasitas  penyimpanannya.  Basis  data  diakses  atau dimanipulasi   menggunakan   perangkat   lunak   paket   yang   disebut   DBMS   (Database Management System).

8. Komponen kontrol

            Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu,  kecurangan­kecurangan, kegagalan­kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal­hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

 

 

Data dan Informasi

  

          Menurut Pendit (1992), data adalah hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian, yang merupakan perlambangan yang mewakili objek atau konsep dalam dunia nyata. Hal ini dilengkapi dengan nilai tertentu. Menurut Ralston dan Reilly (Chamidi, 2004: 314), data didefinisikan sebagai fakta atau apa yang dikatakan sebagai hasil dari suatu observasi terhadap fenomena alam. Sebagai hasil observasi langsung terhadap kejadian atau fakta dari fenomena di alam nyata, data bisa berupa tulisan atau gambar yang dilengkapi dengan nilai tertentu.

            Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tandatanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca. Hal ini disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. 

Nilai-nilai informasi menurut Soeatminah dibagi menjadi 10 macam, yaitu 

1. kemudahan pengaksesan, 
2. luas dan lengkapnya, 
3. ketelitian, 
4. kecocokan, 
5. ketepatan waktu, 
6. kejelasan, 
7. keluwesan, 
8. dapat dibuktikan, 
9. tidak ada prasangka, dan 
10. dapat diukur

Kegunaan Data dan Informasi dalam Kehidupan Sehari-Hari

        Setiap data dan informasi pasti memiliki fungsi, manfaat dan kegunaannya masing-masing dalam kehidupan kita. Berikut adalah fungsi data dan informasi dalam kehidupan sehari-hari :

Fungsi Data

Fungsi utama data adalah sebagai berikut :

Sebagai Dasar Perencanaan 

        adanya data yang valid maka seseorang/suatu organisasi dapat membuat perencanaan atas dasar data yang telah dimilikinya. Sebab data-data tersebut berisi tentang fakta terkait kejadian yang perlu dianalisis dengan benar

Sebagai Alat Pengendali Suatu Aktivitas

        dengan adanya data yang asli dan benar, maka dapat dijadikan sebagai tolak ukur dalam menjalanlan atau mengendalikan suatu aktivitas. hal ini tentu akan meminimalisir ketidak sesuaian dengan visi dan misi yang telah ditetapkan

Fungsi Informasi

Adapun fungsi utama informasi adalah sebagai berikut :

Menambah Pengetahuan 

informasi sangat bermanfaat bagi seseorang, karena dengan informasi seseorang jadi mengetahui sesuatu hal yang sebelumnya tidak ia ketahui

Mengurangi Informasi Yang Tidak Pasti

Informasi dapat membantu kita untuk mengetahui secara pasti apa yang tengah terjadi. contohnya seperti informasi perekrutan CPNS bulan agustus. Informasi ini tentu akan sangat membantu para pelamar kerja sebab mereka jadi tau, kapan waktu yang tepat untuk mempersiapkan dan mengajukan surat lamaran CPNS

Mengurangi Resiko Kegagalan

karena informasi dapat meberikan prediksi tentang suatu hal, maka informasi akan membantu kita dalam mengantisipasi resiko dan bahaya tertentu. misalnya seperti  di teevisi menayangkan berita tentang gempa yang berpotensi tsunami, maka para korban gempa yang telah mengetahui informasi tersebut bisa langsung mengungsi ke tempat yang aman

Memberi standar tertentu

Informasi juga berguna untuk memberi standar atau acuan tertentu sehingga keputusan yang diambil dapat sesuai dengan tujuan yang diharapkan. contohnya seperti informasi tentang syarat pengajuan calon kepala daerah. hal ini tentu akan membantu dalam proses pemilihan kepala daerah, agar sesuai dengan standar dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Contoh Informasi

            Seorang akuntan di dalam sebuah perusahaan mengumpulkan data data keuangan dari berbagai pihak berupa surat pengiriman, surat pesanan barang, data pembelian, juga data invoice (surat tagihan pembayaran barang dagang).

            Semua data yang sudah dikumpulkan dalam satu periode ini akan dibuat laporan keuangan sebagai informasi apakah perusahaan tersebut mengalami keuntungan ataukah kerugian dalam satu periode tersebut.

            Kemudian laporan keuangan ini akan diberikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan seperti pihak manajer yang akan memakai laporan keuangan tersebut dalam proses pengambilan keputusan di perusahaan tersebut. Pihak kreditur juga akan menganalisis laporan keuangan suatu perusahaan sebagai informasi apakah perusahaan yang terkait mampu membayar pinjaman-pinjaman dengan lancar. Pihak Stake-holder juga akan menggunakan laporan keuangan sebagai informasi mereka dalam membuat keputusan apakah harus menahan atau menjual sahamnya di perusahaan tersebut. dan masih banyak lagi.

Format Data  Yang Diproses Berdasarkan Konsep Digital

 

PDF (Portable Document Format)

Format penyimpanan file dalam bentuk “.pdf” yang mampu menampilkan data berupa teks maupun gambar. Setiap file menyimpan bentuk format penulisan dan jenis huruf. Secara umum dibuka menggunakan software Adobe Acrobat Reader.

 

.doc (Microsoft Office Word)

Format penyimpanan file dari Microsoft Word yang dimana bentuk format ini mampu menyimpan teks dan format penulisan. ), sehingga dapat langsung di edit kata atau kalimat dalam dokumen tersebut.

Secara umum dibuka menggunakan software Microsoft Office Word.

 

.xls (Microsoft Office Excel) 

.xls adalah Format penyimpanan file dari Microsoft Excel yang dimana bentuk format ini mampu mengenali format tabel/bagan dalam dokumen asli.

 Secara umum dibuka menggunakan software Microsoft Office Word.

.txt

Bentuk format “.txt” umum dapat dibuka di semua komputer, hampir tanpa memerlukan software khusus, karena sudah disediakan dari komputer anda masing-masing. Format ini hanya menyimpan tulisan (teks), dengan sedikit sekali bentuk penulisan (tanpa ada bold, italic, dan sejenisnya), selain kemudahan membuka file dimana pun, format ini mempunyai ukuran file terkecil dibanding dengan format lainnya.

 

.jpeg (Joint Photography Expert Group) atau .jpg. 

Bentuk format ini dikhususkan untuk penyimpanan file gambar/foto. Format “.jpeg” ini dapat diatur tingkat kompresi nya, sehingga antara kualitas dan kapasitas penyimpanan bisa diatur (semakin besar kompresi gambar maka semakin kecil ukuran file, begitu juga sebaliknya). Akan tetapi, hasil scan JPEG apabila dikompres terlalu banyak akan menghilangkan kedetailan gambar dan warna yang kurang tajam.

Secara umum dibuka menggunakan Windows Picture, Paint, dan software lain yang menunjang.

 

.png (Portable Network Graphic). 

Bentuk format ini dikhususkan juga untuk penyimpanan file gambar/foto, hampir sama seperti format .jpeg. Namun bentuk file ini optimal untuk menyimpan gambar atau dokumen yang banyak menggunakan warna solid (tidak lebih dari 256 warna), karena dasar algoritma penyimpanannya menggunakan “jumlah warna” hasil penyimpanannya hampir tanpa kompresi sama sekali, sehingga file gambar akan tetap sama seperti aslinya. Bentuk format ini bisa menampilkan gambar transparan.Secara umum dibuka menggunakan software Windows Picture, Paint, dan software lain yang menunjang.

TIFF (Tagged Image File Format)

Format file “.tiff” juga dikhususkan untuk penyimpanan file gambar/foto. Format .tiff sering digunakan untuk mencetak, karena format ini mendukung “kedalaman warna tinggi” (high color-depth image) dibanding dengan format .jpeg dan .png. Penyimpanan dalam format TIFF sangat cocok untuk hasil cetak dalam bentuk foto karena hasil gambar meskipun dikompres tetap menjaga kualitas gambar dan warna. Akan tetapi, ukuran file sangat besar.

Secara umum dapat dibuka menggunakan software Windows Picture, Adobe Photoshop, dan software lain yang menunjang.

Cocok untuk: dokumen yang berbentuk gambar atau foto untuk dicetak offset.

BMP (Bitmap)

Hampir sama dengan format .tiff hanya bedanya “.bmp” biasanya digunakan untuk format file uncompressed (tidak ada kompresi) di sistem operasi Windows. Akan tetapi format ini sudah jarang digunakan karena ukuran file yang besar, sedangkan kualitasnya bisa hampir disamakan dengan format lainnya. Kelebihannya adalah file ini mendukung transparant layer. Secara umum dibuka menggunakan software Windows Picture, Paint, dan software lain yang menunjang.

Cocok untuk: dokumen yang berbentuk gambar / foto yang kemudian untuk diproses print atau digunakan untuk keperluan internet.