Pengaplikasian Data Flow Diagram (DFD)

                Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Berikut adalah 3 manfaat dasar pengaplikasian Data Flow Diagram (DFD) :

1. Penggambaran sistem

                Fungsi pertama dari DFD adalah sebagai penggambaran sistem. DFD dapat digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan yang fungsional.

        Di dalam jaringan tersebut, ada berbagai komponen yang dihubungkan satu sama lain menggunakan alur data. Dengan begitu, setiap alur yang ada dalam sistem tersebut dapat dipahami dengan mudah.

2. Pembuatan model

        Selain menggambarkan sistem, DFD juga dapat digunakan untuk membuat sebuah model yang baru.

        Dengan menekankan fungsi sistem-sistem tertentu untuk melihat bagian yang lebih detail dari DFD tersebut. Dengan begitu, kita dapat melihat beberapa bagian penting sebagai acuan merancang sebuah model yang baru.

3. Penyampaian rancangan sistem

        Fungsi DFD yang ketiga adalah menyampaikan rancangan sistem kepada pihak lain. DFD dapat menggambarkan alur data secara lebih mudah melalui pendekatan visual. Dengan begitu, kita bisa menggambarkan rancangan sistem menggunakan DFD dan menyampaikannya pada programmer, pembuat sistem, klien, dan siapa pun yang berkepentingan. Mereka pun akan lebih mudah memahami rancangan yang kita buat.

Berikut adalah Contoh DFD Peminjaman Buku Perpustakaan

Data Flow Diagram (DFD)

Apa Itu Data Flow Diagram (DFD)?

            Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

            DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

            DFD dalam bahasa Indonesia sering disebut sebagai Diagram Arus Data (DAD). Diagram ini dipopulerkan oleh Ed Yourdon dan Larry Constantine pada akhir 1970-an dalam bukunya yang berjudul “Structured Design”

            Biasanya DFD ini digunakan untuk menjelaskan atau menganilisis sebuah sistem informasi. Banyak sekali proses dalam suatu sistem yang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata. Oleh karena itu, dapat disederhanakan dengan menggunakan DFD yang disusun secara visual.

            DFD dapat dibuat sangat sederhana menggunakan tangan. Namun, ada juga beberapa software khusus yang dapat digunakan dalam pembuatan DFD seperti EasyCase, Power Designer 6, dan Unified Manual Language (UML).

            DFD memperlihatkan gambaran tentang masukan- proses-keluaran dari suatu sistem, yaitu objek-objek data yang mengalir ke dalam perangkat lunak, kemudian ditransformasi oleh elemen-elemen pemrosesan , dan obyek-obyek data hasilnya akan mengalir keluar dari sistem/perangkat lunak. Obyek-obyek data dalam penggambaran DFD biasanya direpresentasikan menggunakan tanda panah berlabel, dan transformasi-transformasi biasanya direpresentasikan menggunakan lingkaran-lingkaran yang sering disebut sebagai gelembung-gelembung (S. Pressman, 2012).

Fungsi DFD

Pada umumnya, ada 3 fungsi utama DFD, yaitu :

1. Penggambaran Sistem

DFD dapat digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan yang fungsional. Dalam jaringan tersebut ada berbagai komponen yang dihubungkan satu sama lain menggunakan alur data. Dengan begitu, setiap alur dalam sebuah sistem dapat dipahami dengan jelas dan simpel.

2. Pembuatan Model

Dengan DFD, kita dapat membuat sebuah model yang baru. Kita dapat menekankan fungsi-fungsi sistem untuk melihat bagian yang lebih detail dari DFD tersebut dan memfokuskan beberapa bagian yang penting sebagai acuan untuk pembuatan model baru.

3. Penyampaian Rancangan Sistem

DFD dapat digunakan sebagai penyampaian rancangan sistem kepada pihak lain. DFD menggambarkan alur data secara lebih simple melalui pendekatan visual. Oleh karena itu, dengan menggambarkan rancangan sistem menggunakan DFD, pihak programmer, pembuat sistem, klien, atau siapapun yang berkepentingan akan dengan mudah memahami rancangan yang dibuat.

 

Syarat – Syarat Pembuatan DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD.

2. Pemberian nomor pada komponen proses.

3. Menggambarkan DFD sesering mungkin agar enak dilihat.

4. Menghindari penggambaran DFD yang rumit.

5. Memastikan DFD yang dibentuk itu konsisten secara logika

Konsep Dasar Sistem

 

Definisi Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara

sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur,

komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama

lain, dan terpadu.

Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

 

Berikut adalah contoh sistem dalam kehidupan sehari-hari:

1. Keluarga

Sebuah keluarga merupakan salah satu contoh sistem yang biasa kita jumpai dalam kehidupan sehari hari. Sebagai salah satu contoh dalam sebuah keluarga kecil terdapat anggota anggota keluarga seperti Ayah selaku kepala keluarga, ada ibu, kakak, adik dan sebagainya.  seluruh anggota keluarga itu selalu melakukan berbagai macam kegiatan setiap hari. Ada sebuah ketergantungan disana, yaitu antar anggota keluarga selalu membutuhkan satu dengan yang lainnya, sehingga membentuk sebuah sistem sosial.

2. Sekolah

Sekolah merupakan  lembaga pendidikan yang direncanakan untuk mencapai suatu tujuan untuk mencerdasakan kehidupan bangsa dan negara.

Dalam sebuah sekolah tentunya terdiri dari komponen komponen yang sangat penting seperti kepala sekolah, guru, murid, dan staff pengurus sekolah yang membentuk suatu kesatuan dalam masyarakat. Hal ini tentu sesuai dengan definisi sistem pada umumnya. Komponen komponen yang ada dalam sebuah sekolah saling berkaitan dan membutuhkan satu sama lain untuk mencapai tujuan utamanya.

3. Arisan

Dalam sebuah lingkungan masyarakat kerap kita jumpai sebuah perkumpulan yang terdiri dari ibu-ibu sebagai anggotanya. Mereka saling interaksi satu sama lain dan membentuk suatu sistem sosial yang memiliki tujuan tertentu dalam perkumpulannya. Jika tidak ada anggota, maka kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan sebagaimana mestinya.

4. Tubuh Manusia

Tubuh manusia juga merupakan sebuah sistem bahkan terbagi lagi menjadi beberapa sistem. Seperti sistem pernafasan, sistem pencernaan, sistem gerak atas, sistem gerak bawah,  dan masih banyak lagi. Mereka terdiri dari berbagai komponen organ tubuh yang sangat vital. Artinya antar bagian menjadi sangat penting satu sama lain. Misalnya seperti jantung yang merupakan komponen utama dalam tubuh yang memompa aliran darah ke seluruh tubuh, jantung tentunya dibantu syaraf tertentu sebagai alat penghantar darah supaya sampai ke setiap anggota tubuh, tanpa adanya syaraf, jantung tidak dapat menyuplai darah ke organ tubuh manusia. Tentunya komponen komponen dalam tubuh ini membentuk suatu sistem yang memiliki fungsi fungsi tertentu agar dapat berjalan mencapai tujuan utamanya. Jika salah satu komponen tersebut rusak, maka tubuh manusia tidak dapat berjalan dengan baik.

Apakah informasi dapat disebut sebagai sebuah sistem?

 

Menurut pendapat saya selaku penulis, Ya, Informasi adalah sebuah sistem. Pasalnya Informasi terdiri dari data data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti dan bermanfaat bagi penggunanya. Informasi yang berbentuk sistem ini dapat disebut sebagai sistem Informasi.

Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi

Dalam pengertian lain Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah kombinasi yang membentuk sistem guna mendapatkan sebuah informasi yang dibutuhkan. Disebut sebagai sebuah sistem, komposisi ini juga memerlukan komponen-komponen yang dibutuhkan untuk mendukung kombinasi kerja itu.

Komponen-komponen itu bekerja dengan saling berinteraksi untuk membentuk sebuah kesatuan sistem, yang mana nantinya bisa menghasilkan informasi yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.

Elemen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.

1. Orang

Orang atau personil yang dimaksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP

2. Prosedur

Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.

3. Perangkat keras

Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.

4. Perangkat lunak

Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a)      Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b)      Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c)      Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

5. Basis data

File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti disket, harddisk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.

6. Jaringan komputer

Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

7. Komunikasi data

Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.

 

Komponen Sistem Informasi

            Sistem Informasi terdiri dari komponen komponen yang disebut building blok, semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen komponen tersebut diantaranya :

1. Komponen input

            Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen­ dokumen dasar.

2. Komponen model

            Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi  data  input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Komponen output

            Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

4. Komponen teknologi

            Teknologi  merupakan  “tool  box”  dalam  sistem  informasi,  Teknologi  digunakan  untuk menerima input,  menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5. Komponen hardware

            Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

6. Komponen software

            Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

7. Komponen basis data

            Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak  untuk  memanipulasinya.  Data  perlu  disimpan  dalam  basis  data  untuk  keperluan penyediaan  informasi  lebih  lanjut.  Data  di   dalam  basis  data  perlu  diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik  juga  berguna  untuk  efisiensi  kapasitas  penyimpanannya.  Basis  data  diakses  atau dimanipulasi   menggunakan   perangkat   lunak   paket   yang   disebut   DBMS   (Database Management System).

8. Komponen kontrol

            Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, te,peratur, air, debu,  kecurangan­kecurangan, kegagalan­kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal­hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-­kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

 

 

Data dan Informasi

  

          Menurut Pendit (1992), data adalah hasil observasi langsung terhadap suatu kejadian, yang merupakan perlambangan yang mewakili objek atau konsep dalam dunia nyata. Hal ini dilengkapi dengan nilai tertentu. Menurut Ralston dan Reilly (Chamidi, 2004: 314), data didefinisikan sebagai fakta atau apa yang dikatakan sebagai hasil dari suatu observasi terhadap fenomena alam. Sebagai hasil observasi langsung terhadap kejadian atau fakta dari fenomena di alam nyata, data bisa berupa tulisan atau gambar yang dilengkapi dengan nilai tertentu.

            Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tandatanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta, maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca. Hal ini disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. 

Nilai-nilai informasi menurut Soeatminah dibagi menjadi 10 macam, yaitu 

1. kemudahan pengaksesan, 
2. luas dan lengkapnya, 
3. ketelitian, 
4. kecocokan, 
5. ketepatan waktu, 
6. kejelasan, 
7. keluwesan, 
8. dapat dibuktikan, 
9. tidak ada prasangka, dan 
10. dapat diukur

Kegunaan Data dan Informasi dalam Kehidupan Sehari-Hari

        Setiap data dan informasi pasti memiliki fungsi, manfaat dan kegunaannya masing-masing dalam kehidupan kita. Berikut adalah fungsi data dan informasi dalam kehidupan sehari-hari :

Fungsi Data

Fungsi utama data adalah sebagai berikut :

Sebagai Dasar Perencanaan 

        adanya data yang valid maka seseorang/suatu organisasi dapat membuat perencanaan atas dasar data yang telah dimilikinya. Sebab data-data tersebut berisi tentang fakta terkait kejadian yang perlu dianalisis dengan benar

Sebagai Alat Pengendali Suatu Aktivitas

        dengan adanya data yang asli dan benar, maka dapat dijadikan sebagai tolak ukur dalam menjalanlan atau mengendalikan suatu aktivitas. hal ini tentu akan meminimalisir ketidak sesuaian dengan visi dan misi yang telah ditetapkan

Fungsi Informasi

Adapun fungsi utama informasi adalah sebagai berikut :

Menambah Pengetahuan 

informasi sangat bermanfaat bagi seseorang, karena dengan informasi seseorang jadi mengetahui sesuatu hal yang sebelumnya tidak ia ketahui

Mengurangi Informasi Yang Tidak Pasti

Informasi dapat membantu kita untuk mengetahui secara pasti apa yang tengah terjadi. contohnya seperti informasi perekrutan CPNS bulan agustus. Informasi ini tentu akan sangat membantu para pelamar kerja sebab mereka jadi tau, kapan waktu yang tepat untuk mempersiapkan dan mengajukan surat lamaran CPNS

Mengurangi Resiko Kegagalan

karena informasi dapat meberikan prediksi tentang suatu hal, maka informasi akan membantu kita dalam mengantisipasi resiko dan bahaya tertentu. misalnya seperti  di teevisi menayangkan berita tentang gempa yang berpotensi tsunami, maka para korban gempa yang telah mengetahui informasi tersebut bisa langsung mengungsi ke tempat yang aman

Memberi standar tertentu

Informasi juga berguna untuk memberi standar atau acuan tertentu sehingga keputusan yang diambil dapat sesuai dengan tujuan yang diharapkan. contohnya seperti informasi tentang syarat pengajuan calon kepala daerah. hal ini tentu akan membantu dalam proses pemilihan kepala daerah, agar sesuai dengan standar dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

Contoh Informasi

            Seorang akuntan di dalam sebuah perusahaan mengumpulkan data data keuangan dari berbagai pihak berupa surat pengiriman, surat pesanan barang, data pembelian, juga data invoice (surat tagihan pembayaran barang dagang).

            Semua data yang sudah dikumpulkan dalam satu periode ini akan dibuat laporan keuangan sebagai informasi apakah perusahaan tersebut mengalami keuntungan ataukah kerugian dalam satu periode tersebut.

            Kemudian laporan keuangan ini akan diberikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan seperti pihak manajer yang akan memakai laporan keuangan tersebut dalam proses pengambilan keputusan di perusahaan tersebut. Pihak kreditur juga akan menganalisis laporan keuangan suatu perusahaan sebagai informasi apakah perusahaan yang terkait mampu membayar pinjaman-pinjaman dengan lancar. Pihak Stake-holder juga akan menggunakan laporan keuangan sebagai informasi mereka dalam membuat keputusan apakah harus menahan atau menjual sahamnya di perusahaan tersebut. dan masih banyak lagi.

Format Data  Yang Diproses Berdasarkan Konsep Digital

 

PDF (Portable Document Format)

Format penyimpanan file dalam bentuk “.pdf” yang mampu menampilkan data berupa teks maupun gambar. Setiap file menyimpan bentuk format penulisan dan jenis huruf. Secara umum dibuka menggunakan software Adobe Acrobat Reader.

 

.doc (Microsoft Office Word)

Format penyimpanan file dari Microsoft Word yang dimana bentuk format ini mampu menyimpan teks dan format penulisan. ), sehingga dapat langsung di edit kata atau kalimat dalam dokumen tersebut.

Secara umum dibuka menggunakan software Microsoft Office Word.

 

.xls (Microsoft Office Excel) 

.xls adalah Format penyimpanan file dari Microsoft Excel yang dimana bentuk format ini mampu mengenali format tabel/bagan dalam dokumen asli.

 Secara umum dibuka menggunakan software Microsoft Office Word.

.txt

Bentuk format “.txt” umum dapat dibuka di semua komputer, hampir tanpa memerlukan software khusus, karena sudah disediakan dari komputer anda masing-masing. Format ini hanya menyimpan tulisan (teks), dengan sedikit sekali bentuk penulisan (tanpa ada bold, italic, dan sejenisnya), selain kemudahan membuka file dimana pun, format ini mempunyai ukuran file terkecil dibanding dengan format lainnya.

 

.jpeg (Joint Photography Expert Group) atau .jpg. 

Bentuk format ini dikhususkan untuk penyimpanan file gambar/foto. Format “.jpeg” ini dapat diatur tingkat kompresi nya, sehingga antara kualitas dan kapasitas penyimpanan bisa diatur (semakin besar kompresi gambar maka semakin kecil ukuran file, begitu juga sebaliknya). Akan tetapi, hasil scan JPEG apabila dikompres terlalu banyak akan menghilangkan kedetailan gambar dan warna yang kurang tajam.

Secara umum dibuka menggunakan Windows Picture, Paint, dan software lain yang menunjang.

 

.png (Portable Network Graphic). 

Bentuk format ini dikhususkan juga untuk penyimpanan file gambar/foto, hampir sama seperti format .jpeg. Namun bentuk file ini optimal untuk menyimpan gambar atau dokumen yang banyak menggunakan warna solid (tidak lebih dari 256 warna), karena dasar algoritma penyimpanannya menggunakan “jumlah warna” hasil penyimpanannya hampir tanpa kompresi sama sekali, sehingga file gambar akan tetap sama seperti aslinya. Bentuk format ini bisa menampilkan gambar transparan.Secara umum dibuka menggunakan software Windows Picture, Paint, dan software lain yang menunjang.

TIFF (Tagged Image File Format)

Format file “.tiff” juga dikhususkan untuk penyimpanan file gambar/foto. Format .tiff sering digunakan untuk mencetak, karena format ini mendukung “kedalaman warna tinggi” (high color-depth image) dibanding dengan format .jpeg dan .png. Penyimpanan dalam format TIFF sangat cocok untuk hasil cetak dalam bentuk foto karena hasil gambar meskipun dikompres tetap menjaga kualitas gambar dan warna. Akan tetapi, ukuran file sangat besar.

Secara umum dapat dibuka menggunakan software Windows Picture, Adobe Photoshop, dan software lain yang menunjang.

Cocok untuk: dokumen yang berbentuk gambar atau foto untuk dicetak offset.

BMP (Bitmap)

Hampir sama dengan format .tiff hanya bedanya “.bmp” biasanya digunakan untuk format file uncompressed (tidak ada kompresi) di sistem operasi Windows. Akan tetapi format ini sudah jarang digunakan karena ukuran file yang besar, sedangkan kualitasnya bisa hampir disamakan dengan format lainnya. Kelebihannya adalah file ini mendukung transparant layer. Secara umum dibuka menggunakan software Windows Picture, Paint, dan software lain yang menunjang.

Cocok untuk: dokumen yang berbentuk gambar / foto yang kemudian untuk diproses print atau digunakan untuk keperluan internet.

 

Perilaku Politis dalam Organisasi

Manusia adalah makhluk sosial yang dalam memenuhi kebutuhan hidupnya saling berinteraksi satu dengan lainnya. Proses interaksi tersebut membuat manusia membentuk kelompok-kelompok komunitas.  Dan manusia akan selalu dihadapkan pada unsur kekuasaan dan pengaruh. Kekuasaan dan pengaruh merupakan unsur utama dalam politik. Untuk memenuhi kepentingannya (meraih cita-cita dan tujuannya), setiap manusia mau tidak mau harus menggunakan politik (kekuasaan dan pengaruh) sebagai alat berinteraksi antara manusia satu dengan manusia lainnya. Dengan demikian, politik adalah kenyataan hidup yang harus dihadapi dan dijalankan oleh setiap orang selama ia berinteraksi secara sosial.

Organisasi sebagai salah satu entitas sosial juga tidak terlepas dari politik. Setiap orang dalam organisasi akan menggunakan taktik dan strateginya masing-masing untuk memperebutkan sumber daya yang terbatas, baik itu menyangkut distribusi informasi, kekuasaan, karir maupun penghargaan lainnya.

Pada prinsipnya politik adalah suatu jaringan interaksi antarmanusia dengan kekuasaan diperoleh, ditransfer, dan digunakan. Dengan menggunakan definisi ini, maka dapat dikatakan bahwa politik tidak hanya terjadi pada sistem pemerintahan, namun politik juga terjadi pada organisasi formal, badan usaha, klub-klub pribadi, organisasi keagamaan, kelompok suku primitif, marga, dan bahkan pada unit keluarga

Pemahaman bahwa organisasi adalah sebuah entitas politik akan mampu menyadarkan manajer melihat organisasi secara ‘utuh’ dan tidak hanya mengandalkan pada cara-cara instrumental saja.

Saat ini para manajer  di berbagai organisasi di dorong untuk lebih bersikap demokratis. Manajer diminta untuk lebih terbuka terhadap masukan dari para karyawan dalam proses pengambiln keputusan dan mau mendengarkan saran dari kelompok dalam proses yang sama.

Tetapi tidak semua manajer menganut demokrasi. Banyak manajer  menggunakan kedudukan untuk melegitimatisi kekuasaan dan membuat keputusan yang bersifat sepihak. Para karyawan semakin merasakan tekanan besar untuk meningkatkan kinerja mereka sehingga besar kemungkinan mereka terlibat dalam proses politisasi.

Berikut adalah Perilaku Perilaku Politis dalam Organisasi secara umum :

1. Inducement (Dorongan/Pancingan)

suatu tindakan memberikan sesuatu atas perilaku yang di kerjakan. Secara tidak langsung anggota merupakan penentu utama komitmen dalam organisasi, dengan mempertimbangkan keuntungan dan kerugian dalam proses pertukaran kontribusi yang diberikan oleh organisasi kepada anggota dan sebaliknya.

Contoh : direktur dalam sebuah perusahaan memberikan bonus atau kenaikan gaji kepada karyawannya yang sudah bekerja keras dan mengerahkan segala upayanya terhadap perusahaan sehingga menghasilkan keuntungan yang cukup besar dalam perusahaan tersebut.

2. Persuation (Persuasi)

suatu tindakan mempengaruhi perilaku seseorang dalam organisasi. Atau dalam maksud lain persuasi adalah kekuasaan yang bersinggungan dengan kemampuan pemberi perintah dalam meyakinkan orang lain dengan argument argument yang logis-rasional untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu.

Contoh : Seorang dokter yang memberi nasehat kepada pasien yang perokok berat, dengan menjelaskan efek buruk merokok bagi paru-paru dan hasil penelitian yang membuktikan bahwa para perokok lebih rentan menderita penyakit kronis lain.

3. Creation of an obligation (Penciptaan Kekuasaan)

 suatu ikatan dengan mana seseorang terikat atau berkewajiban untuk melakukan hal tertentu yang muncul dari rasa kewajiban. Artinya ketika seseorang tersebut diberi amanah atas suatu hal, dia akan melaksanakannya sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan, hal ini dikarenakan munculnya rasa tanggung jawab atas kewajibannya sebagai pemegang amanah tersebut.

Contoh : saat pemilihan pengurus organisasi seperti ketua, wakil, sekertaris, bendahara, dan sebagainya,  Para anggota organisasi akan melimpahkan seluruh kepercayaannya kepada para anggota yang telah  terpilih. Disaat itu mereka harus mampu menanggung kewajiban mereka sebagai pengurus. Tanpa paksaan dan secara hati nurani muncul rasa tanggung jawab atas kepercayaan yang sudah di limpahkan oleh para anggota organisasi tersebut.

4. Coercion (Koersi)

memaksa pihak lain untuk berperilaku secara spontan (baik melalui tindakan atau tidak bertindak dengan menggunakan ancaman, hadiah, atau intimidasi atau bentuk lain tekanan atau kekuatan.Peragaan kekuasaan atau ancaman paksaan yang dilakukan oleh seseorang atau kelompok (biasanya menyertakan tindakan fisik/kekerasan) terhadap pihak lain agar bersikap dan berperilaku sesuai dengan kehendak pihak yang memiliki kekuasaan termasuk sikap dan perilaku yang bertentangan dengan kehendak yang dipengaruhi. Paksaan yang dilakukan dapat berbentuk fisik maupun psikologis.

Contoh : Perbudakan dimana budak adalah seseorang yang dianggap lebih lemah daripada tuannya sehingga tuannya dapat melakukak apa saja kepada budaknya.

_______________________________________________________________________________

Daftar Pustaka

https://www.slideshare.net/satyapranata7/motivasi-dan-kepemimpinan-144040538 

https://conflictandchangemanagement.wordpress.com/2012/11/24/perilaku-politik-dalam-organisasi/#:~:text=Perilaku%20politik%20adalah%20kegiatan%20yang,dan%20kerugian%20di%20dalam%20organisasi.&text=Tujuan%20perilaku%20politik%20(individu%2Fgroup,atas%20teritori%20dan%20sumberdaya%20organisasi. 

Menumbuhkan Motivasi untuk Diri Sendiri dan Lingkungan Kerja

       

        Secara taksonomi Motivasi berasal dari kata latin “Movere” (bergerak). Motiv merupakan suatu dorongan kebutuhan dari dalam diri seseorang yang perlu dipenuhi agar seseorang tersebut dapat menyesuaikan diri terhadap lingkungannya, sedangkan motivasi adalah kondisi yang menggerakkan seseorang agar mampu mencapai tujuan dari motifnya.

        Adanya motivasi akan membuat individu berusaha sekuat tenaga untuk mencapai yang diinginkannya. Seseorang yang memiliki motivasi tinggi akan memberikan dampak yang baik bagi kehidupannya. Tingginya motivasi tersebut akan mengubah perilakunya, untuk menggapai tujuannya dengan baik. 

        Menurut Siagian (1986 : 132) Motivasi adalah daya pendorong yang mengakibatkan seorang anggota organisasi mau & rela untuk mengerahkan kemampuan, dalam bentuk keahlian atau keterampilan, tenaga & waktunya untuk menyelanggarakan berbagai kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya dan menunaikan kewajibannya, dalam rangka pencapaian tujuan & berbagai sasaran organisasi yang telah ditentukan sebelumnya. 

        Untuk dapat bekerja dengan konsisten dan maksimal, seseorang membutuhkan motivasi tertentu untuk membangkitkan semangatnya, oleh karena itu seorang leader harus selalu dapat memelihara semangat, kesadaran, dan kesungguhan dari bawahannya untuk terus menunjukkan kinerja yang optimal.

Bagaimana cara untuk menumbuhkan motivasi dan terbina dengan baik ?

Berikut adalah beberapa cara untuk menumbuhkan motivasi dan terbina dengan baik:

1. Sikap dan pikiran Positif

Sikap positif diperlukan ketika seseorang ingin menumbuhkan motivasi. contohnya ketika ingin mendapat nilai yang baik di kelas. tentu harus bersikap positif seperti belajar dengan giat, dan tidak mudah menyerah. Tanamkan pikiran pikiran positif dan jauhi hal hal negatif yang mampu menghambat tujuan utama

2. Menghargai diri sendiri

Kita harus menghargai diri sendiri untuk menumbuhkan motivasi dalam diri kita, mampu menghargai kekuatan dan kemampuan yang kita miliki maka kita akan termotivasi untuk melakukan sesuatu yang bisa kita lakukan dengan kekuatan kita. Ketika kita percaya pada diri kita sendiri, tentu hal hal positif akan turut berdatangan.

 3. Ambisi dan tekad yang kuat

Penting bagi kita untuk memiliki ambisi dan bertekad untuk menjadi yang lebih baik lagi dari yang sebelum-sebelumnya. Serta tanamkan dalam diri kalimat “saya pasti bisa”. Cobalah segala peluang yang ada karena siapa tau ada keberuntunganmu disana.

4. Buang rasa malu pada kekuatan yang dimiliki 

Jika hal tersebut positif dan anda bisa melakukannya  maka lakukanlah. Setiap orang pasti memiliki tujuannya masing masing dan ada cara untuk mewujudkannya. Jangan merasa malu pada kekuatan sendiri, namun jangan juga menjadi memalukan karena dapat membuat kita down saat dipermalukan orang lain.

5. Jangan takut resiko

Jangan takut pada resiko yang ada ataupun yang akan anda hadapi, jadikanlah hal tersebut menjadi tantangan dalam perjalanan mencapai tujuan anda. Karena setiap hal yang dilakukan pasti akan ada resiko yang di terima. jangan takut pada kegagalan karena gagal bukan berarti akhir dari perjuangan melainkan awal dari perjuangan yang baru. setelah segala resiko telah berhasil dihadapi maka anda akan semakin kuat dalam menghadapi segala tantangan yang baru dimasa yang akan datang dengan pengalaman pengalaman yang pernah anda lakukan.

6. Tetap tenang walaupun dalam kondisi tertekan

 Jangan berlarut larut dalam tekanan, tapi bukan berarti bersikap santai dan bodo amat terhadap masalah yang ada. Anda harus menenangkan diri supaya dapat berpikir jernih untuk menghadapi segala tantangan yang anda hadapi. Memikirkan segala strategi yang baik dalam pemecahan masalah yang ada.

Jika anda mengelola kelompok karyawan perusahaan X apa yang akan anda lakukan agar mereka tetap termotivasi dalam bekerja?

        Kinerja karyawan serta pemimpin yang baik dapat memberikan keuntungan sendiri bagi perusahaan karena karyawan merasa nyaman serta mampu memberikan kinerja yang bagus kepada perusahaan sehingga memberikan dampak yang positif bagi kinerja perusahaan tersebut. Karyawan merasa bahwa dirinya mampu untuk bekerja dengan baik jika diberi fasilitas, motivasi serta dukungan oleh pemimpin. Ketika saya pribadi mengelola kelompok karyawan di perusahan x saya akan melakukan hal-hal berikut: 

1. Menjalin komunikasi yang baik dengan para karyawan

Hal utama yang harus saya terapkan adalah berkomunikasi secara efektif dan baik kepada seluruh karyawan yang ada. Komunikasi yang baik tidak hanya terjalin secara formal namun dapat juga dilakukan secara informal. Tujuannya adalah untuk membangun suasana nyaman dan kekeluargaan di tempat kerja.

Juga selalu mengkomunikasikan segala informasi terbaru terkait pekerjaan, peraturan, kebijakan, laporan kegiatan, dan target atau tujuan perusahaan yang baru kepada para karyawan secara menyeluruh sehingga tidak ada karyawan yang merasa tertinggal informasi terbaru, merasa tidak diperhatikan atau left-out.  

2. Memberi peluang bagi para karyawan untuk mengembangkan keterampilan mereka

Dengan melakukan hal ini, karyawan akan merasa dihargai oleh pemimpin dan staf manajemen Karena ini menandakan bahwa pihak pemimpin bukan hanya memikirkan kemajuan perusahaan, namun juga perkembangan karyawan mereka. 

Kita bisa mengadakan suatu pertemuan yang dihadiri oleh karyawan dari lintas fungsional (departemen yang berbeda). Dalam pertemuan ini, para karyawan bisa mempelajari hal-hal baru dari rekan-rekan kerja mereka di departemen lain. Namun, pastikan setiap karyawan memiliki beberapa tujuan yang ingin mereka raih sebagai bagian dari rencana pengembangan kinerja (PDP) setiap kuartal. 

Bisa juga dengan mengadakan cross-training sehingga karyawan bisa merasakan peran dan tanggung jawab lain dari pekerjaan sehari-harinya atau mengirim karyawan untuk berpartisipasi ke dalam seminar dan konferensi yang dapat menambah wawasan mereka.

3. Memberi Apresiasi, pengakuan, dan penghargaan kepada para karyawan yang unggul

Tentu setiap orang ingin hasil karyanya dapat diakui dan diapresiasi oleh orang lain. Maka dari itu penting untuk memberi apresiasi, pengakuan dan penghargaan kepada karyawan mampu memberi mereka motivasi untuk terus memiliki kinerja terbaik demi menjadi individu yang unggul. Hal ini tentu juga akan berkontribusi dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan baik.

4. Mengatasi dan mendengarkan keluhan yang dimiliki karyawan

Sebagai pemimpin saya akan mencoba untuk mendegar keluh kesah yang dimiliki karyawan, berdiskusi dengan tenang dan mencoba mencari solusinya bersama-sama. Biarkan karyawan menyampaikan ide mereka. Setelah itu, sampaikan ide kita kepada karyawan dan ambil jalan tengahnya. Dengan ini, karyawan akan semakin percaya dengan kualitas para pemimpinnya dan semakin bersemangat untuk bekerja, karena mereka memiliki pemimpin yang baik dan dapat dipercaya. 

Namun, jika karyawan merasa takut atau canggung untuk menyampaikan kekhawatiran dan keluh kesahnya kepada kita, sampaikan kepada para karyawan bahwa ruangan kita selalu terbuka lebar bagi mereka yang ingin berdiskusi atau menyampaikan keluh kesahnya terkait pekerjaan, tidak usah malu dan takut karena tugas kita sebagai pemimpin adalah membimbing karyawan kita.

 5. Menciptakan suasana kerja yang nyaman dan positif

Lingkungan kerja yang nyaman tentunya membuat karyawan menjadi semangat untuk bekerja. Tentunya untuk membuat lingkungan kerja menjadi positif, dapat dimulai dari pimpinannya. Saya sebagai atasan harus terus memelihara pikiran-pikiran positif karyawan terlebih dahulu. Dengan karakter positif tersebut tentu dapat membuat suasana kerja menjadi positif dan menyenangkan.

6. Mengadakan kegiatan office gathering non-formal

Bertemu di kantor setiap hari, karyawan selalu merasa ada jarak antara mereka dengan atasan. Hal ini sering kali membuat karyawan jarang bisa merasa nyaman ketika ada atasan di sekitar mereka, apalagi sampai berpikiran bahwa atasan punya kesan “mengerikan”. Tekanan seperti ini tentu bisa menghambat semangat dan performa kerja mereka. Untuk mengatasinya, saya sebagai pemimpin akan membuat agenda acara office gathering yang bersifat non-formal secara teratur, misalnya tiap 3 bulan sekali. Tak perlu harus berupa acara jalan-jalan ke luar kota atau piknik, tapi acara seperti makan-makan kantor juga bisa membantu menghapus “jarak” di antara karyawan dengan atasan. Dengan begitu, karyawan bisa tetap menghormati atasan tanpa harus merasakan ketidaknyamanan ketika bekerja jika atasan ada di ruangan.

8. Memberi kebebasan dalam bekerja

Karyawan juga akan semakin termotivasi jika mereka diberi ruang dan otonomi dalam bekerja. Artinya mereka dibebaskan untuk mengerjakan sebuah tugas dengan cara yang mereka sukai supaya keadaan ruang kerja tidak terlalu tegang alias santai namun tetap berprogress. Di akhir pekerjaan, mereka harus membuat laporan mengenai perkembangan pekerjaannya dan berikan feedback yang positif. Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan melihat buah pemikiran dan kerja keras yang ia lakukan.

9. Merencanakan Jenjang Karir Karyawan

Karyawan dalam suatu perusahaan akan selalu mendambakan jabatan atau posisi kerjanya dapat meningkat setiap tahun. Seorang pemimpin harus membuka peluang terhadap jenjang karir bagi seluruh karyawan yang.  Namun, cara ini bisa berjalan jika kinerja yang mereka lakukan selalu mengalami perubahan ke arah lebih baik dan memberi pengaruh terhadap pendapatan perusahaan.

10. mengadakan Up-grading dan training motivation secara teratur

Acara ini biasa diadakan di awal maupun di tengah periode kepengurusan. Up-grading ataupun training motivasi biasanya dilakukan/diisi oleh profesional di bidang motivasi untuk meningkatkan pemahaman karyawan akan dunia kerja dan pencapaian target di perusahaan.